L’affidamento delle aziende ai servizi di condivisione di file basati su cloud è ormai diffuso. Tuttavia, un numero significativo di aziende e lavoratori ricorre ancora ad altri metodi di condivisione e caricamento di file per condividere e caricare file di grandi dimensioni. Nonostante la presenza di numerose opzioni, la mancanza di controlli di accesso granulari e di funzioni di sicurezza li rende inadeguati a soddisfare le esigenze aziendali.
Per stabilire uniformità e sicurezza nelle pratiche di condivisione dei file nel cloud, è fondamentale selezionare una soluzione adeguata. Ecco la lista di controllo che vi aiuterà a mantenere sicuri i file della vostra azienda.
- Garantire la facilità d’uso
La scelta di una soluzione facile da usare è fondamentale. Non tutti in un’azienda sono esperti di informatica, quindi la scelta di una soluzione semplice da usare e da adattare garantisce un’accettazione diffusa. La difficoltà di adattamento a un nuovo sistema può indurre i dipendenti ad aggirarlo, ricorrendo a pratiche meno sicure come l’invio di file via e-mail o l’utilizzo di soluzioni pubbliche di condivisione non sicure.
- Impiegare funzioni sicure
La motivazione principale per l’adozione di una soluzione di condivisione dei file basata sul cloud è la sicurezza dei file. Soprattutto per i settori che trattano informazioni sensibili come la sanità o gli appalti pubblici, le caratteristiche di sicurezza fondamentali non sono negoziabili. Alcune caratteristiche chiave includono:
- Accesso ospite in scadenza: Per condividere i file con i clienti senza concedere l’accesso permanente.
- Autenticazione a più fattori: Aggiunta di un ulteriore livello di sicurezza verificando gli utenti attraverso una password e informazioni aggiuntive.
- Crittografia: garantisce la sicurezza dei dati durante il trasferimento e a riposo sul server.
- Firewall dedicati: Protezione dei dati dalle minacce interne ed esterne
- Disaster Recovery: Assicurare che i file rimangano accessibili e recuperabili in caso di eventi imprevisti.
- Controllare i formati dei file.
Verificare che i file siano nel formato corretto. Assicurare la computabilità con il software dei destinatari per evitare problemi di apertura o modifica dei file.
- Limiti di dimensione dei file
Tenete conto dei limiti di dimensione dei file imposti dal servizio di trasferimento dei file. Alcuni di questi servizi prevedono restrizioni specifiche sulle dimensioni dei diversi tipi di file. Se necessario, comprimete o dividete i file di grandi dimensioni.
- Dati remoti non necessari
Eliminare i dati in eccesso, come le colonne inutilizzate nei fogli di calcolo o le informazioni ridondanti nei documenti. In questo modo non solo si riducono le dimensioni dei file, ma si migliora anche l’efficienza complessiva.
- Verificare le autorizzazioni dei file.
Ricontrollate le autorizzazioni dei file per assicurarvi che solo i destinatari previsti possano accedervi. Regolare le impostazioni di condivisione su Google Drive per impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare o modificare i file.
- Rinominare i file in modo appropriato.
Dare ai file nomi chiari e descrittivi per migliorare l’organizzazione e la comprensione. Evitare nomi generici o nomi di file predefiniti che possono generare confusione.
- Verificare la presenza di virus e malware.
Prima di effettuare il trasferimento, scansionate i file alla ricerca di virus e malware. Questa misura precauzionale consente di evitare di condividere inavvertitamente file infetti che potrebbero danneggiare il sistema del destinatario.
- Creare copie di backup.
Eseguite sempre un backup dei vostri file prima di avviare i trasferimenti. Questa misura precauzionale garantisce che, anche se qualcosa dovesse andare storto durante il trasferimento, i vostri dati rimarranno sicuri e accessibili.
- Dettagli del file del documento
Creare un documento che illustri il contenuto dei file da caricare e trasferire. Includete informazioni quali i nomi dei file, le dimensioni e qualsiasi istruzione specifica per il destinatario. Questo documento può servire come riferimento per entrambe le parti.
- Considerate la crittografia
Se si tratta di informazioni sensibili, assicuratevi di utilizzare un servizio di condivisione di file che implementi i migliori protocolli di sicurezza esistenti. Alcuni servizi offrono anche strumenti di crittografia aggiuntivi per garantire un ulteriore livello di sicurezza.
- Controllare la connettività
Assicuratevi che la connessione a Internet sia stabile prima di avviare il trasferimento. Questo riduce al minimo le possibilità di interruzione e garantisce il completamento tempestivo del processo di trasferimento dei file.
- Comprendere il versionamento
Se i file sono collaborativi e possono essere modificati da più utenti, è bene capire come funziona il versioning sulla piattaforma di trasferimento dei file. In questo modo si evita la confusione e si può recuperare le versioni precedenti, se necessario.
- Notifica ai destinatari
Informare i destinatari dell’imminente trasferimento dei file. Fornire tutte le istruzioni, le password o le scadenze necessarie per facilitare un processo senza intoppi.
- Controllare lo spazio di archiviazione
Verificate che l’account del servizio di trasferimento file disponga di spazio di archiviazione sufficiente, soprattutto se si tratta di file di grandi dimensioni. In questo modo si evitano problemi di trasferimenti incompleti dovuti all’insufficienza di spazio di archiviazione.
- Traccia delle modifiche
Se i file sono soggetti a modifiche nel tempo, tenere traccia delle modifiche. Questo può essere fondamentale per i progetti collaborativi, per mantenere una chiara registrazione delle modifiche apportate dai diversi collaboratori.
- Rivedere le impostazioni di condivisione
Prima e dopo il trasferimento dei file, verificare le impostazioni di condivisione del servizio utilizzato. Assicuratevi che i livelli di accesso siano appropriati e che i link di condivisione siano impostati. La scelta di un servizio affidabile di condivisione di file basato sul cloud dovrebbe fornire un’interfaccia interattiva e intuitiva.
Conclusione
Una preparazione adeguata dei file è importante per garantire che il trasferimento dei file avvenga nel modo più fluido possibile. Senza di essa, gli utenti corrono il rischio di dover affrontare alcuni problemi durante il trasferimento delle informazioni. Seguendo questa lista di controllo completa, gli utenti possono migliorare l’efficienza, la sicurezza e l’efficacia complessiva dei processi di trasferimento dei file, sia per scopi personali che professionali.
